La actual crisis económica y financiera está poniendo en peligro los archivos de numerosas empresas en España como consecuencia de la reducción de presupuestos, la carestía de recursos y el escaso valor e importancia que se les concede, produciendo la destrucción y dispersión de gran cantidad de estos archivos empresariales.

Tomar conciencia de la importancia que tiene el archivo de empresa para la propia organización es fundamental. El archivo constituye una unidad de información y la información, como recurso empresarial, está ligada a la toma de decisiones. La naturaleza dinámica de toda actividad empresarial incrementa el valor de los documentos por la información que contienen. De ello, se deduce que es necesario que la información esté disponible, controlada y accesible para servir de apoyo a esta actividad empresarial y a la toma de decisiones. Estas tareas son centralizadas en el archivo con la colaboración esencial del centro de documentación y la biblioteca de empresa, permitiendo que puedan interrelacionarse entre sí para crear sinergias positivas. El archivo compone un elemento más de la cadena de la gestión administrativa de la empresa y está especializado en la organización, tratamiento, selección y difusión de los documentos producidos por una empresa en el desarrollo de sus actividades, compartiendo con el resto de la empresa una política de transferencia, un calendario de conservación, etc. El resto de unidades departamentales de la empresa solicita sus servicios de forma regular contribuyendo, por tanto, a los objetivos y estrategia de la empresa.

La importancia de conservar los archivos empresariales reside en que no son asunto del pasado. En la actualidad, a los archivos se les requiere que sean rentables y se les exige flexibilidad, innovación, eficiencia, iniciativa y eficacia. Los archivos son fundamentales por razones administrativas, jurídicas y contables así como por su importante valor probatorio y testimonial. Además, la documentación custodiada se convierte también en una fuente de información y herramienta de gestión pues se conservan actas, formularios, cartas, facturas, informes, etc. Al mismo tiempo, los archivos empresariales constituyen un pilar fundamental para la conservación de la memoria histórica de la empresa permitiendo comprender, por ejemplo, en qué contexto nació una entidad o conocer que vínculos tiene con otras organizaciones. En la actualidad y con el incremento del valor que se está concediendo a la responsabilidad social empresarial, los archivos como memoria e historia de la empresa se reflejan también en esta nueva perspectiva social, formando parte de la cultura empresarial e imagen corporativa. El archivo se convierte igualmente en centro de investigación ya que son numerosos los investigadores que solicitan el acceso a los archivos como fuente de información.

Actualmente, la mayoría de las empresas son conscientes del valor que tiene conservar su documentación e incluso conocen los procedimientos a seguir. En las últimas décadas la situación de los archivos de empresa en España ha cambiado considerablemente por diversas razones: aumento de bibliografía sobre el tema, creación de portales y webs dedicados a archivos, organización de exposiciones, profesionalización del personal, modernización de las estructuras organizativas y sobre todo por la creciente sensibilidad social hacia la preservación, conservación y recuperación de la memoria industrial.

No obstante, debido a la actual coyuntura económica, muchos archivos se pierden o destruyen como resultado de las fusiones, absorciones e incluso extinciones de empresas. Es necesario tomar conciencia de la importancia de los fondos documentales que se custodian y en ningún caso proceder a la eliminación total de los mismos. Aquellas empresas que estén inmersas en procesos de fusiones y absorciones deberían ceder sus archivos a la sociedad resultante. En el caso de empresas en procesos de disolución y que estén en conocimiento de la no continuidad de la actividad empresarial deberían cederlos a una institución pública o a otra entidad privada interesada. Además, la situación actual invita a buscar nuevas formas de cooperación en materia de archivos, a nivel nacional e internacional, que permitan la difusión y preservación de los fondos, las exposiciones colectivas y otras acciones que atañen a la actividad archivística. El objetivo primordial es que las empresas tomen conciencia de que no deben permitir que sus archivos acaben desapareciendo ya que constituyen una valiosa fuente para la historia de un sector, una región e incluso de un país.

María Jesús del Río Álvarez. Documentalista y Gestora de Contenidos. Docuteria.

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