¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

Mucho se ha escrito sobre modelos y aplicaciones de Gestión del Conocimiento en las empresas.

La gestión del conocimiento consiste en un conjunto de procesos sistemáticos: la identificación y captación del capital intelectual, y el tratamiento, desarrollo y compartimiento del conocimiento y su utilización, orientados al desarrollo organizacional y personal y, consecuentemente, a la generación de una ventaja competitiva para la organización y el individuo.

¿Qué ofrece el servicio de Gestión del Conocimiento de Docuteria?

Cada cliente es un mundo y tiene sus necesidades específicas, por lo que en Docuteria este servicio se desarrolla a medida para cada uno de sus clientes.

Vamos a explicar nuestra propuesta en servicios de Gestión de Conocimiento, con un ejemplo real práctico que desarrollamos para la Confederación Española de Cajas de Ahorro (CECA), a través de la aplicación Mi Cuaderno, la herramienta específica de gestión del conocimiento dirigida a todos los empleados a medida de sus necesidades de información.

Gestionamos los dos tipos clásicos de información en la empresa: externa e interna.

1. Gestión del Conocimiento e información Externa:

1.1 Vigilancia e Inteligencia Empresarial

La función más importante, clásica de la Vigilancia y de la Inteligencia Empresarial, es realizar un seguimiento sistemático diario sobre un amplio y diverso conjunto de fuentes de información identificadas como de interés relevante para las diferentes familias y departamentos profesionales de CECA, relacionadas principalmente (aunque no de forma exclusiva) con el sector financiero español en particular, e internacional en general.

A continuación algunos ejemplos, sin afán de exhaustividad, pues la lista es muy larga, del tipo de fuentes vigiladas:

- Revistas profesionales, portales y blogs especializados en banca, áreas financiera y bancaria de consultoras y auditoras, Think Tanks...
- Reguladores, Supervisores, Legisladores: Banco de España, BCE, FMI, CEBS, CERS, IOSCO, Comisión Europea, Consejo Europeo, CNMV, Ministerio de Economía, Tesoro...
- Salas de prensa, webs y blogs corporativos de bancos y cajas españolas y extranjeras.
- Por supuesto, todas las noticias del sector procedente de diversos "media" nacionales, regionales e internacionales.

A cada usuario, lo que es de su interés.

Naturalmente, parte de la información de trabajo que emiten todos estos organismos llega a través de canales directos a profesionales de los diferentes departamentos. Pero no toda y a todos a quienes interesa.

Son funciones de la Gestión del Conocimiento hacer visible lo invisible, reducir los gaps de información relevante o redistribuir información ya existente en otros departamentos, entre otras.

Un ejemplo: en CECA hay un excelente equipo de Gestión Normativa que entre otras cosas, se encarga de mantener y actualizar varias bases de datos de normativa finaciera e interbancaria, pero muchos profesionales de la entidad necesitan conocer en detalle proyectos en fase de tramitación o documentos de consulta de los reguladores, que no se publican abiertamente o que no resultan fáciles de localizar. El equipo de Gestión del Conocimiento, a través de la aplicación Mi Cuaderno, facilita a estos profesionales este tipo de documentos clave.

"Just in time"

Todo este trabajo se traduce diariamente en unos 15-20 documentos publicados a través de Mi Cuaderno para toda la plantilla de CECA (se prima calidad sobre cantidad, tratando además la información para incluir traducciones, gráficos, documentos relacionados, etc).

El segundo factor clave de la función de vigilancia es la personalización en la distribución de información: desde documentos para un solo profesional (por ejemplo, resoluciones sancionadoras de la AEPD, envidas por e-mail al profesional que lleva temas de protección de datos, y abiertas posteriormente para su consulta a toda el área jurídica y otros), hasta documentos para toda la plantilla (por ejemplo, documentos clave sobre el actual proceso de reestructuración del sector financiero español que interesan a todos). Se gestionan más de 50 grupos diferentes.

Resultados

En 2010, este trabajo se tradujo en casi 80.000 visitas a Mi Cuaderno, lo que es un muy buen dato para un servicio de información empresarial. Cualitativamente, la función de vigilancia es muy apreciada por la plantilla (comentario de un directivo: "yo vengo de X entidad - top 5 en España - y ni de lejos teníamos la décima parte de la información que nos proporcionáis").

1.2 Boletines especializados

Por otro lado, otra función típica de la Gestión del Conocimiento sobre información externa es la elaboración de boletines de noticias especializados:

- Diario sobre fusiones, SIP y FROB.
- Semanal de Competencia.
- Quincenal de Tendencias internacionales (regulación, negocio, tecnología).
- Quincenal de Proveedores de productos y servicios a entidades financieras.

1.3 Research

Por último, tercera función típica de un servicio de información empresarial, es el Research o búsqueda de información para necesidades específicas de información: "necesito información sobre X para elaborar una presentación para el comité Y". Se elabora un dossier a medida del solicitante.

2. Gestión del Conocimiento e información interna:

En primer lugar, se gestiona la distribución de determinados documentos generados internamente por los diferentes departamentos.

En segundo lugar, se participa en la elaboración (o se producen directamente) de productos de información específicos.

Veamos dos ejemplos que han tenido muy buena acogida:

- Entrevistas Persona y Profesiones en CECA: Consiste en transmitir de forma muy cercana qué hacen los diferentes departamentos, ejemplificándolo de forma humanizada a través de la trayectoria de un profesional concreto.
- Formación interna: Notas formativas sobre aspectos jurídicos, etc., redactadas por distintos departamentos de CECA.

Pídenos más información sobre este servicio si te interesa, para que podamos estudiar cuáles son las necesidades de tu organización, asignar prioridades y presupuestarlo, en su caso.

Puedes ver más información sobre nuestro servicio de Gestión del Conocimiento en esta presentación, y sobre nosotros en esta otra.

El Servicio de Gestión del Conocimiento de Docuteria es la solución a la necesidad específica de sistematizar, organizar, tratar y compartir todo tipo de conocimiento estratégico interno y externo de una organización, como base para la generación de competitividad, el aumento de productividad, y la amortización de la inversión dedicada, a la vez que se refuerza el talento de la plantilla.